Pasos para organizar una expo exitosa

Stands de publicidad

Tanto las empresas como negocios grandes y pequeños, tienen la necesidad de recurrir a herramientas mercadológicas para promocionar sus productos o servicios y posicionar su marca en el mundo del mercado. Las ferias y exposiciones son el sitio correcto para estos objetivos, pues son una de las herramientas de mercadotecnia más poderosas y versátiles que existen en el mundo de los negocios.

Entonces, podemos entender que toda administración con intenciones de desarrollarse, debe optar por inscribirse a este tipo de eventos. Aunque la complejidad del hecho obliga a decir que el éxito no se reduce a la mera inscripción, participar con stands para publicidad y permanecer hasta el final.

Más aún si nunca has estado en una expo, pues es momento de que conozcas cómo son y reconozcas (con las premisas de una nota informativa) qué, quién, cómo, cuándo y dónde se colocan los stands de tu competencia. Debes concentrarte en los expositores que han ganado premios por sus stands o las que se consideran superiores en la industria.

También puedes navegar por los sitios web en los que se discuten los avances en la industria de los eventos, pues se trata de otra manera de descubrir lo que los expertos en exposiciones consideran que es el futuro del marketing de eventos.

A continuación, con información del portal Reedexpo.com, enumeraré algunos consejos imprescindibles para los organizadores de exposiciones y lograr el éxito en alguna exposición o feria ¡toma nota!

Objetivos claros y medibles: centrarse en las ventas potenciales, el lanzamiento de un nuevo producto, la inmersión en un mercado nuevo y en la fidelidad de los clientes.

Discutir las opciones: desde los expositores hasta eventos patrocinadores, consulta con los expertos para que te ayuden a decidir sobre qué es lo que se ajusta mejor a los objetivos.

Coordinador de exposiciones: para maximizar la eficacia de la expo, se tendrá que designar a una personas responsable de la planificación y de los presupuestos.

Leer el manual: existen algunos manuales del expositor que lograrán ahorrarle tiempo y dinero, además de ayudarle a disfrutar de una exposición sin demasiadas complicaciones.

Preparar un presupuesto detallado: desde el principio se deberán de reservar fondos destinados a cubrir los costes del diseño de stand y los que tengan que ver con la mercadotecnia, todo ello para asegurar que se tiene lo que se necesita y estar preparados.

Invitar a clientes y clientes potenciales:  evitar entradas a la propia red comercial de contactos es la manera más eficaz de generar negocio.

Promocionarse en internet: la mayoría de los visitantes planifican su visita con anterioridad en la página web del evento, así que use nuestras opciones de publicidad web para hacerles saber que estará allí.

Crear un estand con impacto: sus mensajes deben ser breves, audaces y compatibles con las necesidades de sus clientes.

Formar y motivar al personal de su estand: envíe a sus mejores empleados al estand, ya que su actuación será importante para el éxito de su exposición.

Seguimiento de sus oportunidades de venta: conocerá a clientes potenciales y hará contactos durante el evento, recuerde ponerse en contacto con ellos sin demora una vez finalizada la feria.

Consulta sobre la maximización de su inversión: muchos eventos pueden ofrecer seminarios de formación para expositores.

Diferencias entre una exposición y una feria

Seguramente cuando escuchamos el mencionar una exposición y una feria, pensamos que podrían ser lo mismo, y aunque compartan algunos objetivos tienen sus diferencias. A continuación, te presento las principales diferencias entre estas dos definiciones:

Las exposiciones son eventos que se llevan a cabo en lugares geográficos bien establecidos y, en los últimos tiempos, se busca realizarlos en fechas similares año con año para que las personas interesadas en el sector tengan un margen de referencia y puedan asistir.

Aunque regularmente están enfocados a un sector económico, puede abarcar diferentes sectores de la industria, por ejemplo, en una exposición sobre café podemos encontrar a productores, proveedores, artículos para hacer la bebida y sus variantes, complementos como repostería e incluso empresas que se dedican a venderlo para consumo, como cafeterías.

Las exposiciones regularmente buscan que conectar a personas y favorecer el feedback entre diferentes empresas, corporaciones, asociaciones y particulares. Como su nombre lo indica, es exponer tu imagen, marca, producto o servicio y buscar llamar la atención de más clientes del mercado.

Ahora, las ferias son eventos que se llevan a cabo en un tiempo definido y un lugar geográfico establecido, pero a diferencia de las exposiciones, las ferias además de fomentar la actividad económica de un sector, cuenta con zonas para promover la cultura y el entretenimiento.

Estos eventos regularmente son realizados por asociaciones públicas o cívicas, las cuales ocupan una temática para el evento en vez de una industria determinada y así invitar a diversas marcas relacionadas a exponer, vender e intercambiar información en un ambiente mucho más relajado y menos formal que en una exposición.

Un ejemplo en nuestro país es la reciente Feria de Lenguas Indígenas Nacionales INALI que organiza el INAH. Se trata de un evento de carácter cultural que se desarrolla en la Ciudad de México, la cual se realiza cada año. Permite a través de productos, bienes y servicios mostrar la vitalidad de las lenguas indígenas nacionales, la historia de su escritura desde la época prehispánica hasta la actualidad, y de su inserción en el ámbito de la tecnología digital.

Su principal misión es fortaleces las relaciones diplomáticas entre los países por medio de sus habitantes, pero también sirve para que emprendedores extranjeros o mexicanos conecten con personas que pueden apoyar a crecer su negocio.

Tips para tener el mejor stand

Los expertos señalan que el visitante sigue cuatro pasos antes de iniciar una conversación con el expositor:

  • Se oriente, observa y busca lo que se necesita
  • Obtiene una primera información
  • Pide una muestra, demostración o información
  • Se involucra en una conversación con el expositor

En cuanto a la arquitectura del stand es importante observar lo siguiente:

  • El revestimiento del suelo
  • El sistema constructivo más conveniente
  • Si se necesita techo y cómo debe ser
  • Uso de pantallas y paneles gráficos
  • El tipo de iluminación
  • Sobre los colores
  • Uso de aplicaciones de nuevas tecnologías
  • Cómo deben ser los textos y que tipografía usar

Las siguientes herramientas pueden ser utilizadas por separado o combinadas:

  • Especificaciones técnicas
  • Gráficos
  • Fotografías
  • Películas con o sin sonido
  • Presentaciones multimedia

 

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